Перестаньте ходить на встречи. Итоги трайла.

Одним из trials октября (помимо отказа от кофе) у меня стал эксперимент по лучшему менеджменту основных «пожирателей» времени.

Дело в том, что у меня очень плотный календарь. Я активно придерживаюсь своей теории слотов времени, что выражается в максимальной оптимизации графика и всей моей деятельности. Зная цели на 5 лет вперед, важно каждый день делать максимум из того, что приближает тебя к их достижению.

Вот как выглядит мой типичный календарь на неделю.

Раньше, когда мне было лет 20, я общался с успешными (сейчас они мне, правда, уже таковыми не кажутся) людьми, и все они постоянно говорили фразы в духе: «Ой, у меня столько встреч завтра». Я воспринимал это как китч. «Ну какие 5 встреч в день, камон? Да так не бывает!».

А потом…Я начал работать в крупных компаниях и на серьезных должностях.

Как видно из скриншота календаря, 5-7 встреч в день — сегодня для меня норма. К сожалению. Да, я действительно считаю, что это не здорово.

Как правило, вся моя работа по большей части подразумевает самостоятельный execution. Известно, что максимальная эффективность достигается во-многом умением хорошо фокусироваться на выполняемых задачах. Многие из вас слышали про всевозможные техники вроде Pomodoro, которые призваны как раз-таки помочь не отвлекаться.

Я нескромно считаю, что достиг в плане фокусировки хорошего уровня: у меня отключены все звуковые уведомления на всех гаджетах (включая звонки на айфоне), я всегда включаю режим «Не беспокоить» на компьютере и смартфоне, когда работаю над чем-то важным. Но, к сожалению, этого недостаточно. И всё дело… во встречах.

Когда ваш календарь похож на эту пеструю картинку выше, у вас попросту нет времени сфокусироваться на задачах. Наш мозг так устроен, что нам требуется время на переключение между делами. Когда у вас заканчивается одна встреча и через 40 минут начинается другая, вы автоматически не хотите садиться за важные дела, потому что «это я не успею сделать, все равно полчаса осталось». Вы начинаете проверять почту, отвечать на мессенджеры, делать мелкие, не важные и не срочные дела.

К концу дня вы имеете следующую картину: ваш to-do list почти не уменьшился в размерах, при этом вы чувствуете себя уставшим, как будто напряженно работали весь день. Бывало такое? Уверен, да.

Есть замечательное TED Video «Почему на работе не получается работать», которое я увидел несколько лет назад. Рекомендую посмотреть.

Действительно, сотрудники любой компании мало будут за что-то вам так признательны, как за возможность спокойно работать и делать то, за что они получают свои деньги.

Приняв всё это во внимание, я решил поэкспериментировать со своим графиком и назвал этот trial так: «Time Consuming Trial», другими словами «Эксперимент по потреблению времени». О том, что такое трайлы и как их использовать, я писал ранее.

Первым делом я составил список основных «пожирателей» времени, о которых я у себя был осведомлен. Получился такой перечень:

Это либо проекты, либо какие-то активности, которые я веду так или иначе в течение года и считаю важными для себя. Рядом с каждой активностью я проставил статус — насколько меня устраивает сейчас, сколько времени я на это трачу.

Fine значит, что все ОК, и можно ничего не менять. Например, в случае с GetLean и Битвой Корпораций мне удалось настроить свое участие в этих проектах так, чтобы они почти не отнимали моего времени — только 2-3 часа в месяц, и те по выходным.

Spend more значит, что я бы хотел тратить на эту активность больше времени.

Spend less, соответственно, меньше.

Затем я написал, какие конкретно действия я буду делать в октябре, чтобы достичь поставленной цели более осознанной траты времени.

Таким образом, у меня получились правила октябрьского trial:

Как все прошло

strict review of all meetings (строгая модерация встреч, в которых я принимаю участие)

Было сложно. Я взял за правило стараться ходить только на те встречи, которые, как сказал один из моих коллег, «без тебя не начинаются». Остальное нужно максимально делегировать. И это сработало.

Удивительно, но ничего не сломалось, и отказ от участия в части «митингов» вообще никак и ни на что не повлиял. В этом вся суть больших корпораций — привычка «ставить в копию», которая успешно живет не только в электронной почте, но и в реальной жизни, когда на встречу собирают 10 человек, из которых семеро присутствуют только на случай, если будет затронут какой-то вопрос от силы на 2 минуты времени, который касается их сферы ответственности.

at least 2d/week of no more than 1 activity (минимум 2 дня в неделю не более чем с 1 встречей)

Каждую неделю я старался оставить 2 дня с минимальным количеством активностей. Конечно, лимитировать их до одной не получилось, но до 2-3 небольших — вполне. Это позволило делать существенно больше своих задач, чем обычно.

no more than 3 activities a day (не более 3 встреч в день)
Я очень не люблю дни со множеством встреч. На период трайла я поставил себе за правило не планировать больше 3 встреч на один день, чтобы оставалось время на основную работу. Здесь основная сложность была в том, что планировать встречи стало нужно сильно наперед: за 1-2 недели. И это многим кажется странным. Я нашел выход из этой ситуации и стал планировать встречи вместо 60 минут на 15 или 30. Так можно вместить больше митингов в один слот, плотно друг за другом.

stop using networks for getting info, only for contributing it (использовать соцсети только для создания контента, но не для потребления)

Это было не так сложно, поскольку я уже давно провожу в соцсетях не так много времени, и стараюсь больше создавать контент, чем потреблять его.

less activities far from office/home (меньше активностей вдали от дома или офиса)

Все утренние и вечерние встречи стал назначать строго по пути из дома в офис, чтобы не тратить время на дорогу. Я боялся, что люди будут протестовать, но нет)

at least 2 evenings at home e.w. (минимум 2 вечера в неделю проводить дома)

Минимум 2 вечера в неделю я проводил дома, без встреч и звонков, чтобы была возможность читать, делать творческие задачи и просто отдыхать, общаясь с близкими, которые и так страдают от вечно работающего члена семьи.

**

Пожалуй, результаты именно этого трайла останутся со мной надолго. Мне удалось убедиться в том, что вопреки ожиданиям от такого управление временем ничего не ломается, и мир не сходит с ума, зато появляется больше незанятого времени, которое можно занять чем-то важным и полезным.

Ведь мы с вами помним, что от того, как мы с вами распоряжаемся временем каждый день, напрямую зависит, как сложится вся наша жизнь.

Комментарии: