Как держать дела в порядке

Нашел этот пост в черновиках. Публикую, чтобы не лежал без дела)

Ниже несколько принципов самоорганизации, которых я придерживаюсь, и которые позволяют сохранять высокую эффективность.

1. Голова должна быть «пустой». Достаточно лишь обеспечить себя инструментами, в которые ты в любой момент времени можешь заглянуть и понять, что нужно делать прямо сейчас. Так в голове будет легче возникать новым мыслям и идеям.

2. Записывать и структурировать. Пришла идея — запиши. Вспомнил про дело, запиши. Увы, запомнить все невозможно.

3. Правило 3-х минут. Задачи, которые можно выполнить быстрее, чем за 3 минуты, надо выполнять при первой возможности — желательно прямо здесь и сейчас. Тратить время на их «обслуживание» в системе трекинга задач нет смысла.

4. Избегайте прокрастинации. Или сделайте ее эффективной. Когда я трекал время, получил много инсайтов относительно того, как неэффективно мы его чаще всего расходуем. С тех пор стараюсь каждую свободную минуту использовать с пользой (хотя соблазн полистать фейсбук/инстаграм/твиттер велик). Как только образовался свободный промежуток времени (например, ждете кого-то, или выполнили все дела, или на мойке сидите), его нужно заполнить чем-то.

Проблема в том, что не всегда хочется именно работать. Поэтому важно иметь некий универсальный набор активностей, к которым можно приступить в любой момент, почти в любое время и в любом месте, и которые не требуют длительного погружения. У меня таких видов активностей несколько:

• Книги. Они есть на телефоне, плюс в сумке всегда лежит бумажная.
• Coursera. Это, если образовалось от 30 минут времени, и есть компьютер или iPad
• Отложенные статьи. Сохраненные в Pocket или банальное гугление тех вопросов/тем, которые были в голове
• Планирование / бюджетирование. Актуализация планов, как личных, так и рабочих, бюджета, графика на неделю и т.п.
• Написание постов в блог (компьютер + от 30 минут) — конкретно этот пост я пишу в ожидании своей машины на мойке :-)
• Любые давние дела (серфинг интернет-магазинов в поисках вещи, разбор несрочной/неважной почты и т.п.)
• Game of Thrones (в компании с LinguaLeo это уходит в категорию «изучения языка» :-)
  
  Из инструментов следующее:
  
  а) Trello для личных задач, рабочей коммуникации команды, записи идей как по проекту, так и личных; структурирования роадмэпа по продукту, маркетингу и прочим направлениям бизнеса. Для личных задач использую несколько столбцов: Бэклог (надо выполнить в ближайшие 30 дней), по колонке на каждый день недели (так, чтобы можно было перенести задачу на нужный день), отдельно колонка DONE, куда сваливаются все выполненные таски, и WAITING — задачи, которые прямо сейчас не могут быть выполнены, но их статус скорее всего изменится в течение пары дней.
  
  б) Джимейл с подключенными ящиками с самых разных почтовых сервисов. Все в одном родном джимейле, очень удобно. Использую мощный джимейловский поиск с максимальной отдачей: операторы, даты, адресаты и прочее — практически любое письмо за 8 лет можно отыскать за пару минут.
  
  в) Гугл календарь для задач, привязанных ко времени, и встреч
  
  г) Эверноут как база данных важных материалов, информации, списков и т.п.
  
  д) Гугл Драйв как идеальный инструмент совместной работы над документами, шаринга планов/концепций/отчетов/финмоделей и пр.
  
  е) Дропбокс для хранения вообще всех актуальных файлов. Где бы я ни находился, я всегда могу с телефона отправить человеку ссылку на нужный файл. На самом компьютере у меня почти ничего нет — все в облаке
  
  Структурирование информации позволяет очень быстро в нужный момент ее находить. Те драгоценные минуты, которые все ежедневно тратят, чтобы отыскать письмо/файл/скан/имя и т.п., при таком подходе есть возможность тратить на что-то более важное и приятное.