Про уважение к собеседникам
12 июня 2014
В процессе ежедневной коммуникации с людьми, особенно деловой, мы постоянно сталкиваемся с мелкими, но раздражающими деталями, которые выдают неуважение со стороны собеседника к вам.
К таким штукам я отношу, например:
- тексты с ошибками
- неотформатированные документы
- пропущенные явные баги
- низкая культура делового письма
Сейчас поясню по каждому. Если придерживаться этих, на первый взгляд, малозначимых правил, то эффективность коммуникации заметно возрастет.
1. Не допускайте ошибок в текстах. Особенно это относится к пунктуации. Люди, которые даже СМСки присылают грамотные, сразу выдают в себе порядочных собеседников. Потратьте лишние 4 секунды и напишите вместо «в питере в москве буду пон решим» нормальное «В Питере. В Мск буду в Пн, решим».
2. Форматируйте любые отправляемые документы. Не заставляйте людей ломать глаза, разбираться, где список, а где продолжение абзаца и т.п. Лично я нередко возвращаю документы отправителям, толком не посмотрев, что внутри, если мне присылают нечто в таком стиле (этот еще ничего, но более подходящего под рукой не нашлось).
Человек ленится потратить 3 минуты и привести текст в порядок, удалить дубли, поставить нормальный шрифт и выделить заголовки. С большой долей вероятности такая халатность проявится и в дальнейшей работе.
3. Не пропускайте ошибки/баги. Часто при тестировании/проверке чего-либо (необязательно из ИТ) замечаешь какую-то ошибку, но в силу разных обстоятельств, будь-то усталость, леность, безответственность, пропускаешь ее. Это первый индикатор незаинтересованности сотрудника в работе, т.е. низкой лояльности к бизнесу.
4. Пишите правильные письма. Про это много сказано, поэтому я лишь остановлюсь на паре моментов.
- Цитируйте тот фрагмент письма, на который отвечаете;
- Нумеруйте разные ветви дискуссии в одном письме, чтобы собеседнику удобно было отвечать;
- Прячьте длинные ссылки под слова;
- Если вы когда-то присылали документ или ссылку по теме переписки, то не пишите в новом письме «смотрите в том файле (я уже присылал когда-то)», а не поленитесь и прикрепите его еще раз
Много раз на личном опыте убеждался в том, что люди, у которых бардак в рабочих процессах, переписке, коммуникации, имеют пропорциональные проблемы и в результатах. Конечно, встречаются и исключения, но их явное меньшинство.
Отмазки в духе «Мне некогда писать правильно и форматировать документы» — это чепуха. Как правило, люди, которым некогда писать правильно, с успехом находят время на просмотр сериалов и сидение во вконтактике (разумеется, по работе, ага).
Если есть дополнения или комментарии, пишите — вставлю в пост.
UP от 30.01.2015
Сегодня мне пришло совершенно потрясающее письмо. Прекрасная иллюстрация к данному посту.
Кирил . спасибо что посетили нас сегодня пока не начьнем не попробуем доконца не выстраим схему давайте пробуйте разместите предложения главное что это экологически полезная натуральнач ткань ассортимент шторы мебельные ткани декоративные подушки пледы футболки галстуки бабочки сумки пляжные ине только если по цене пройходите то обувь 14 дней на заказ даже делаем любой текстиль фартуки полотенца
тут вы можете нам выставить задачу платки шелковые палантины шарфы шерстяные шелковые газовые банданы шали юбки