Мой подход к организации дел 2023

Последние лет десять я считаю себя замороченным на самоорганизации. Я перепробовал много подходов и пока остановился на одном, который меня so far полностью устраивает. 

В этом посте я расскажу, какую систему я выбрал, чтобы увязать свои долгосрочные цели на несколько лет с ежедневными задачами, покажу, какие инструменты использую. И всё это постараюсь сделать, не впадая в успешный успех и «ставьте цели, ведь это важно!». 

Поехали. 

Цели — sucks, система — rocks

Мой базовый тезис состоит в том, что сами по себе цели — так себе инструмент. Решает системность в подходе. Почему цели — фигня? Ориентированность исключительно на результат подразумевает, что процесс — это никому не нужная шляпа, значение имеет только достижение изначально запланированного результата. 

И даже когда ты добираешься до вершины, к которой так долго шел, ставя на кон всё, где, казалось бы, надо испытать эйфорию, оказывается, что это чувство очень мимолетное, и сразу же возникает желание поставить новую точку в навигаторе. Так мы и живем, от цели до цели, не замечая пути.

Я уверен, что это неверный подход. 

<эзотерика алёрт>

Наша жизнь есть только в текущем моменте. Не существует ни прошлого, ни будущего. То, что мы называем жизнью, если задуматься, это только прямо здесь и прямо сейчас. 

Когда-то я для себя, наконец, осознал, что результаты, достигнутые без радости и удовольствия в процессе — сомнительная история. Если я не испытываю удовлетворенности в моменте, то нужен ли результат через боль и страдание? Мой ответ — нет. 

Я не знаю, что произойдет со мной завтра. Буду ли я так же здоров, будут ли у меня такие же возможности, не будет ли у меня ворох других забот, с которыми я не сталкиваюсь сейчас? 

Жизнь может приносить массу неожиданностей (это хорошо видно по 2022 году), поэтому научиться извлекать из нее радость здесь и сейчас — ценнейший навык. 

Писал об этом подробнее здесь. 

</эзотерика алёрт>

Поэтому я отношусь к целям как к чему-то, что «хорошо, если получится». Если нет, то и ладно. 

Для меня важнее система — что именно мне нужно поменять в жизни, чтобы цели достичь. 

Тем не менее, иметь ориентиры нужно

Пятилетка

Самый дальний мой горизонт планирования — пять лет. Это список состояний и фактов обо мне, справедливых на конец 5-летнего спринта. 

Например: 

1. Я однозначно могу сказать, что доволен жизнью 
2. Я не обременен занятиями, которые мне откровенно не нравятся
3. Я могу стоять на руках
4. Я полгода жил на море/океане

Эти цели совсем не Smart. Это лишь субъективные факты и атрибуты, которые по тем или иным причинам для меня важны. На таком длинном горизонте этого достаточно. 

Получившийся список я просматриваю раз в год, перед тем как ставить цели на следующий. Как правило, это происходит где-то в районе января. 

Год

Это основной крупный горизонт планирования, который я использую. Цели на год просматриваются 4-6 раз за 12 месяцев. 

Тут я формулирую их по принципам OKR. 

Основа — штук 5—7 Objectives, сформулированных так, чтобы к ним хотелось стремиться. 

Например: 

O1: я прекрасно себя чувствую и в отличной физической форме

O3: я учусь новому лично и профессионально, не стою на месте

O4: я приближаюсь к финансовой независимости

O6: у меня есть работающий стартап с выручкой больше X ежемесячно

Внутри каждой цели я прописываю KRs (Key Results) — конкретные цифровые или фактические метрики, которые помогут мне двигаться к цели. 

Например: 

1. O1KR1: я вешу не более 84 кг
2. O1KR2: я самостоятельно встаю и стою на руках не менее трех секунд 
3. O1KR3: я научился хотя бы чуток кататься на лонге и скейте
4. O1KR5: у меня нет каких-то серьезных вопросов по здоровью

Это те самые поинты, по которым я регулярно сверяюсь при планировании каждого спринта. 

Спринты по девять недель

Эту методику я подсмотрел у Кати Ленгольд в ее книге «Жизнь по Agile». 

Каждые девять недель я запускаю очередной спринт с задачами, которые приближают меня к достижению годовых ориентиров. Девять недель — отличный срок, чтобы привить любую привычку, проверить любую гипотезу, сделать почти любое важное дело. 

При планировании спринта я открываю весь список KRs, которые у меня есть, смотрю на каждый и задаю себе вопрос: «Окей, что я могу сделать в эти девять недель, чтобы приблизиться к его достижению?». Полученную задачку записываю в спринт. 

Примеры задач и их формулировок в спринте: 

1. Эксперимент с видео-форматом в блоге
2. Написал два лонгрида в блог
3. Принято решение по будущему стартапа на стадии исследования JTBD
4. Сходить к проктологу по беспокоящей проблеме
5. Закончил курс по банковскому делу
6. Попробовать своими глазами, что такое метавселенная
7. Получена шенгенская виза

К каждой задаче привязан конкретный KR, на который она влияет. 

Еженедельное и ежедневное планирование

Каждое воскресенье я выделяю 5—15 минут для того, чтобы пройтись по всем задачам спринта и вписать в задачки на грядущую неделю какие-то вещи, которые нужно сделать для приближения к целям спринта. 

Каждое утро или вечер пробегаю задачки на день. Далее в течение дня обращаюсь к списку десятки раз, чтобы решить, за что браться дальше, и отметить выполненное. 

Примеры задач: 

1. Записать видео для блога
2. Накидать структуру лонгрида
3. Записаться к проктологу
4. Найти агентство, которое поможет с визой

Процент успешности выполнения

Мой опыт достижения целей на разных уровнях такой: 

Ежедневные задачи: 70% от запланированного каждый день выполняется

Спринт 9 недель: 60%

Год: 75%

Пятилетка: 75%

Процент может показаться низким, но меня это полностью устраивает. Я планирую больше, чем могу сделать; я не отношусь к целям, как к неизбежному и незыблемому.

Инструменты

Конкретные программы, системы — штука очень индивидуальная. Для меня супер важно, чтобы весь этот процесс был приятен, поэтому я выбрал те цифровые решения, с которыми мне по-настоящему нравится работать. 

Для ежедневных и еженедельных задач — Todoist. Обожаю его. Пользуюсь уже лет пять или семь, не помню. Лучший из всех туду-менеджеров, которые я встречал. 

В нем у меня отдельно заведены проекты, разные теги и куча всего. Я заношу туда вообще всё, что занимает от пяти минут, иначе забуду. 

Для всего остального — Notion. 

В Ноушене у меня отдельно несколько сущностей: 

1. Цели на пятилетку. Просто список. 
2. Отдельная страничка для каждого года. 
3. Внутри года база данных Objectives. 
4. Внутри года база данных KRs, где каждый KR привязан к конкретной Objective через Relation
5. Внутри года отдельно каждый спринт в виде базы данных, где каждая задача привязана к конкретным KRs

Сколько это всё занимает времени 

Важнейший критерий для меня: система организации дел не должна занимать времени больше, чем сами дела. 

Годовое планирование: часа три. 

Планирование спринта: минут 20. 

Планирование недели: минут 10. 

Планирование дня: минут 10.

А где рабочие задачи? 

Они есть, просто я не привел их в примерах. Но их меньше, чем личных. Почему? Потому что система организации дел в компании своя и будет неизбежно отличаться от моей личной, это нормально. Тем не менее важные задачи по бизнесу тоже сидят у меня и в годовых целях, и в спринтах, и в каждодневных todo.

Я обожаю планировать 

Всё, что описано выше, доставляет мне большое удовольствие. Я получаю щедрую дозу дофамина каждый раз, когда работаю с этими списками. 

Не факт, что у вас будет так же, поэтому не спешите повторять. 

Важно найти свою систему, которая будет хорошо работать именно для вас. 

Свою я описал, а вы поделитесь своей в комментариях.