Как найти личного ассистента

Недавно я опубликовал пост о том, зачем нужен ассистент. Теперь хочу рассказать, как найти того самого помощника.

Это пост №2 в серии из трех постов про ассистентов.

01
Зачем нужен личный ассистент

02
Как найти личного ассистента

03
Как работать с личным ассистентом

Общий подход к поиску

1. Опубликовать вакансию с максимально подробным описанием
2. Отсеить отклики
3. Понравившимся кандидатам отправить тестовое задание
4. Выполнившим лучшие тестовые назначить встречи
5. Выбрать лучшего
6. Наслаждаться своей новой жизнью

Самое главное во всем этом упражнении — тестовое задание. Выбирать нужно, в основном, по нему. Об этом поговорим отдельно.

Где искать ассистента

Я сам искал уже четырех ассистентов, и мои методы за пять лет заметно эволюционировали.

⁃ По друзьям и знакомым
⁃ На hh.ru
⁃ Через специальные агентства

По друзьям и знакомым

Самый простой способ. Публикуете пост о том, что ищете ассистента, и ждете откликов.

Плюсы: быстро, бесплатно.

Минусы: нерелевантная выборка.

Но может и повезти. Особенно если у вас много друзей в соцсетях.

На хедхантере

Пока самый эффективный способ, к которому я прибегал.

Плюсы: дешево, релевантная выборка, система управления откликами.

Минусы: количество откликов непредсказуемо.

Как делать

Публикация разовой вакансии стоит несколько тысяч рублей. Публикуете ее и затем разбираете отклики. Удобно, что можно настраивать фильтры потом: по знанию языка, наличию водительского удостоверения и т.п.

Откликов может быть как очень много, так и очень мало. Когда я искал себе, было 300+ откликов. Когда мой друг искал, было пару десятков. Я не знаю, от чего это зависит. Никаких дополнительных промо я не делал. Может, как-то связано с интересным описанием вакансии — точно сказать не могу.

[Если будете делать так же, пожалуйста, напишите сколько откликов получите]

Если откликов много, то перед отправкой тестового задания нужно предварительно просеять отклики. На хх.ру это удобно делать через фильтры. Я обычно действую максимально жестко: указываю английский язык, какие-то особые слова в резюме и так далее. И безжалостно отсеиваю.

На выходе у вас должен остаться список из лучших 20-30%, кому вы отправите тестовое задание.

Что писать в описании вакансии

Я бы рекомендовал составлять вакансию так:

1. Кратко суть позиции (exec summary)
2. Рассказ о себе
3. Рассказ о задачах с примерами
4. Как выглядит идеальный кандидат
5. Как откликаться

Чтобы не расписывать каждый пункт отдельно, даю ссылку на то описание, которое я делал пару лет назад, когда в последний раз искал ассистента.

🔗 Шаблон описания вакансии

Тестовое задание

Тестовое мы отправляем лучшим кандидатам после фильтрации.

Это самая важная часть. По этому тестовому вы будете принимать финальное решение о найме человека.

Лучше всего из моего опыта работает комбинация двух разных по типу задач, которые потребуют от кандидата самых важных для вас навыков.

Сами по себе задачи пусть будут максимально приближенными к реальности — те, которые вы так или иначе планировали поручать ассистенту.

Допустим, если вам важно, чтобы человек говорил на английском, то попросите его дозвониться в три отеля в Лондоне и узнать сколько стоит и занимает по времени стирка футболки (потому что вы летите в Лондон и вам срочно надо постирать мешок белья).

Или, если нужно, чтобы человек оформлял вам потом сторис в инстаграм, то дайте ему вводные для поста, фотографии, и скажите, что нужно сделать.

В тексте тестового задания обязательно нужно указать:
• в какой форме вы ожидаете результат (в свободной форме тоже вариант — это показывает, как человек выбирает способ оформлять работу)
• куда его нужно прислать; здесь можно позанудствовать и написать, какая конкретно должна быть тема у письма, в каком формате прикладывать файлы и т.п. — потом минимум половина не сможет соблюсти эти простейшие вещи, и будет легко фильтровать
• срок на выполнение; не успели — до свидания

Когда отправите тестовые, начинайте ждать и смотреть, как будут проявляться кандидаты.

Кто-то придет в личку (круто, если ваш контакт не публичен, и они его смогли найти) и начнет задавать доп вопросы, кто-то сделает очень быстро, кто-то исчезнет, у кого-то будет много письменных ошибок.

Изучите выполненные тестовые и отметьте тех, чьи вам особенно понравились. С ними нужно будет провести встречи.

Встречи с лучшими

Видео звонок или очная встреча — решать вам. На этом этапе важно почувствовать человека, подходит он вам или нет, как вам энергетика, как он структурирует мысли, насколько уверен в себе и так далее.

Тут уже доверяйте интуиции.

Обязательно проговорите с кандидатом все нюансы будущей работы, чтобы заранее на берегу обсудить и убедиться, что обеим сторонам все подходит.

Окончательный выбор

В конце концов у вас останется один или несколько супер кандидатов. Теперь дело за вами — выбирайте того самого.

На основе каких критериев — решать только вам. Если сложно определиться, то рекомендую обратиться к внутреннему ощущению: с кем из этих людей вам будет более классно и приятно взаимодействовать ежедневно.

Новая жизнь

Поздравляю! Теперь у вас есть личный ассистент. В следующем посте серии я расскажу о том, как выстраивать с ним работу.